راهنمای تنظیمات نرم افزار حسابداری پرنس (قسمت 1)
راهنمای تنظیمات در نرم افزار حسابداری پرنس
تنظیمات سیستم
قدرت نهفته نرم افزار در تنظیمات آن می باشد که با توجه به تنظیمات انجام شده توسط کاربر، قسمت های مختلف نرم افزار رفتارهای متنوعی از خود نشان می دهند و با مشاغل و نیازهای مختلف افراد سازگار می شوند.
یادگیری و استفاده از تنظیمات مورد نیاز شما، باعث می شود که هر چه بهتر بتوانید از نرم افزار استفاده کنید و نیازهای خود را برآورده سازید.
تنظیمات سیستم از سربرگ های زیادی تشکیل شده است که در سمت راست عناوین آنها نمایش داده می شود. با کلیک بر روی هر کدام از عناوین می توانید تنظیمات مربوط به آن بخش را مشاهده کنید.
راهنما تنظیمات سیستم:
در زیر صفحه تنظیمات سیستم قسمتی وجود دارد که راهنما مربوط به هر تنظیمی که انتخاب باشد، نمایش داده می شود. به طور مثال در تصویر ذیل مشاهده می کنید که وضعیت چاپ حواله / رسید چیست؟ و مقادیر آن به چه معنا می باشد.
تفاوت تنظیمات آبی رنگ و مشکی رنگ در چیست؟
- تنظیمات عمومی: تنظیماتی هستند که با رنگ آبی مشخص شده اند. این تنظیمات بین همه کاربران مشترک است و در صورتی که یک کاربر آن را تغییر دهد، بر روی کار دیگر کاربران نیز تاثیر خواهد گذاشت.
- تنظیمات خصوصی: تنظیماتی هستند که با رنگ مشکی مشخص شده اند. این تنظیمات مخصوص هر کاربر است و تغییر در آن بر روی کار دیگر کاربران تاثیری نمی گذارد.
بازگشت به تنظیمات اولیه:
در صورتی که مایل باشید کلیه تنظیمات به حالت اولیه خود بازگردند، بایستی بر روی دکمه “بازگشت به تنظیمات اولیه” کلیک کنید و سپس پیغام را تایید کنید.
توجه: دقت کنید که با فشردن این دکمه فقط تنظیمات کاربر جاری و تنظیمات مشترک بین همه کاربران به حالت اولیه باز خواهد گشت.
- فاکتور
کلیه تنظیماتی که در این قسمت قرار دارند تاثیر مستقیم خود را بر روی فاکتور می گذارد.
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در فاکتور مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
- پیش فرض های فاکتور
تنظیمات مربوط به پیش فرض های فاکتور، تنظیماتی هستند که در فاکتور مقادیری را به صورت پیش فرض قرار می دهند که به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند.
لطفاً جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در فاکتور مراجعه نمایید.
- بخش پیش فرض تخفیف کل
بخش پیش فرض تخفیف کل فاکتور در این قسمت تعیین می شود. اسناد مربوط به تخفیف کلی فاکتور برای بخشی زده می شود که در این قسمت انتخاب شده باشد. توجه نمایید که در هنگام ویرایش، اطلاعات مربوط به تخفیف کلی با توجه به این تنظیمات ویرایش می شود و مقدار قبلی آن اهمیتی ندارد.
- درآمد خاص در فاکتور
جهت دریافت مبلغی به صورت درصدی / ریالی از مبلغ فاکتور فروش می توانید از این قسمت استفاده کنید.
جهت فعال کردن این قسمت در فرم فاکتور فروش، از فرم تنظیمات، منوی ” پیش فرض های فاکتور ” گزینه ” فعال بودن درآمد خاص در فاکتور ” را انتخاب کنید.
با انجام این کار دکمه ” تعریف درآمد خاص در فاکتور ” فعال شده و با کلیک بر روی آن فرم ” اضافات، کسورات فاکتور ” نمایش داده می شود کنید که به تفصیل در رابطه با آن در ذیل توضیح خواهیم داد:
عنوان : در این قسمت می توانید عنوان در آمد خاص در فاکتور فروش را وارد کنید. به طور پیش فرض عنوان “درآمد خاص فاکتور” در این قسمت وارد شده است.
محاسبه ریالی : در این قسمت می توانید مبلغ ثابتی را جهت اضافه کردن به فاکتور های فروش وارد کنید.
محاسبه درصدی : در این قسمت می توانید درصدی را جهت محاسبه مبلغ درآمد فاکتور با توجه به قیمت فاکتور فروش وارد کنید.
سقف مبلغ (درصدی) : در این قسمت می توانید مبلغ خاصی را وارد کنید تا در صورتی که مبلغ محاسبه شده از درصد قیمت فاکتور فروش از این مقدار بیشتر شد، مبلغ وارد شده در این قسمت به عنوان مبلغ درآمد خاص فاکتور در نظر گرفته شود.
در آخر با کلیک بر روی دکمه ثبت تغییرات، اطلاعات مربوطه ثبت می شود.
محاسبه درآمد با در نظر گرفتن عوارض و مالیات : با انتخاب این گزینه در صورتی که نحوه محاسبه درآمد خاص به صورت درصدی باشد، درآمد خاص = درصدی از ((مجموع قیمت کالا ها * تعداد ) + مجموع عوارض و مالیات های کالاهای فاکتور)
محاسبه درآمد با در نظر گرفتن تخفیف ردیفی : با انتخاب این گزینه در صورتی که نحوه محاسبه درآمد خاص به صورت درصدی باشد،
درآمد خاص = درصدی از ((مجموع قیمت کالا ها * تعداد ) – مجموع تخفیف های ردیفی فاکتور)
محاسبه درآمد با در نظر گرفتن تخفیف کلی : با انتخاب این گزینه در صورتی که نحوه محاسبه درآمد خاص به صورت درصدی باشد،
درآمد خاص = درصدی از ((مجموع قیمت کالا ها * تعداد ) – تخفیف کلی فاکتور)
درآمد خاص فاکتور، بعد از تنظیم این قسمت، در فاکتور فروش به صورت زیر نمایش داده می شود.
اثر اعمال درآمد خاص فاکتور در گزارش تفصیلی سود و زیان
- شخص متفرقه در فاکتور
شخص متفرقه در واقع شخصی است که ما قصد ثبت اطلاعات وی در اطلاعات اشخاص را نداریم و فقط می خواهیم نام شخص در فاکتور درج شده باشد.
جهت مشاهده تنظیمات شخص متفرقه و کاربرد آنها لطفاً به راهنمای شخص متفرقه در فاکتور مراجعه نمایید.
راهنمای شخص متفرقه در فاکتور
- بازاریاب در فاکتور
بازاریاب شخصی است که در فروش فاکتور تاثیر گذار بوده است و بایستی براساس مبلغ/درصد بازاریابی تعیین شده برای کالا و اشخاص و تنظیمات درج شده، مبلغی از فاکتور در حساب بستانکاری وی درج گردد.
جهت مشاهده تنظیمات بازاریاب و کاربرد آنها لطفاً به راهنمای بازاریاب در فاکتور مراجعه نمایید.
راهنمای بازاریاب در فاکتور
- گرد کردن مبلغ در فاکتور
گرد کردن مبلغ به این معنی است که نرم افزار را به نحوی تنظیم نمایید که پیوسته اعدادی به ما تحویل دهد که انتهای آنها صفر است؛ با توجه به تعداد ارقام گرد کردن و نوع گرد کردن تنظیم شده توسط کاربر، تعداد صفرهای انتهای مبلغ نیز متغییر می باشد.
توجه: گرد کردن مبالغ، فقط در عملیات های فروش و برگشت از فروش اعمال می گردد.
توجه: چنانچه شیـوه گرد کردن خودکار باشد، می بایست مرزی برای نوع گرد کردن اعمال نمایید.
جهت مشاهده تنظیمات گرد کردن مبلغ و کاربرد آنها لطفاً به راهنمای گرد کردن مبلغ در فاکتور مراجعه نمایید.
راهنمای گرد کردن مبلغ در فاکتور
- کنترل ها و مجوزهای فاکتور
کلیه تنظیماتی که در این قسمت قرار دارند تاثیر مستقیم خود را بر روی فاکتور می گذارد.
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در فاکتور مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
- کنترل های فاکتور سریع
کلیه تنظیماتی که در این قسمت قرار دارند تاثیر مستقیم خود را بر روی ماژول فروش هایپر مارکت می گذارند.
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در ماژول فروش هایپر مارکت مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
- دریافت / پرداخت مالی
کلیه تنظیماتی که در این قسمت قرار دارند، به عملیات های مالی سیستم مرتبط هستند. در واقع با تعیین این مقادیر می توانید پیش فرض هایی را برای دریافت / پرداخت های مالی تعیین نمایید که موجب سهولت کارکرد شما با نرم افزار گردد.
- تاریخ سر رسید دریافت / پرداخت های اعتباری
تاریخ پیش فرض سر رسید های اعتباری در این قسمت تعیین می شود.
تعداد روز تعیین شده در اینجا، در دریافت / پرداخت های مالی -> سربرگ اعتباری تاثیر خود را می گذارد و تاریخ سر رسید اعتباری را برای N روز بعد (تعداد روز تعیین شده توسط شما) مشخص می کند.
تعداد روز تعیین شده + تاریخ جاری = تاریخ پیش فرض سر رسیدهای اعتباری
- تاریـخ سـر رسیــد اولیـن قسـط
تاریخ پیش فرض سر رسید اولین قسط در این قسمت تعیین می شود.
تعداد روز تعیین شده در اینجا، در دریافت / پرداخت های مالی -> سربرگ تقسیط تاثیر خود را می گذارد و تاریخ سر رسید اولین قسط را برای N روز بعد (تعداد روز تعیین شده توسط شما) مشخص می کند.
تعداد روز تعیین شده + تاریخ جاری = تاریخ پیش فرض سر رسید اولین قسط
- مـدت زمـان هـر قسـط
مدت زمان پیش فرض فاصله بین اقساط در این قسمت تعیین می شود.
به عبارتی اگر تعیین کنید که مدت زمان هر قسط 20 روز باشد و کاربر در هنگام درج قسط در آن تغییری اعمال نکند، فاصله تاریخ سر رسید های اقساط یک دفترچه قسط از یکدیگر 20 روز خواهد بود.
- بـرگه پیش فرض در دریـافت ها
با این تنظیم می توانید تعیین کنید که در هنگام باز شدن دریافت پیشرفته، کدام سربرگ به صورت پیش فرض باز شود. در واقع آن سربرگی را که بیشتر استفاده می کنید در این تنظیم انتخاب کنید.
به طور مثال شخصی که بیشتر در عملیات های دریافت مالی خود از چک استفاده می کند بایستی سربرگ پیش فرض خود را بر روی چک و شخصی که از کارت خوان استفاده بیشتری دارد، سربرگ پیش فرض خود را بر روی دریافت از دستگاه کارت خوان و … قرار دهد.
برگه های پیش فرض عبارتند از:
-
- نقـدی
- چـک
- دریــافت – فیش بـانکی / دستگاه کارت خوان
- اعتبــاری
- تخفیف
- کــارت خـــرید
- تقسـیـط
- بـرگه پیش فرض در پــرداخت ها
با این تنظیم می توانید تعیین کنید که در هنگام باز شدن پرداخت پیشرفته، کدام سربرگ به صورت پیش فرض باز شود. در واقع آن سربرگی را که بیشتر استفاده می کنید در این تنظیم انتخاب کنید.
به طور مثال شخصی که بیشتر در عملیات های پرداخت مالی خود از چک استفاده می کند بایستی سربرگ پیش فرض خود را بر روی چک و شخصی که از حواله استفاده بیشتری دارد، سربرگ پیش فرض خود را بر روی پرداخت از طریق حواله و … قرار دهد.
برگه های پیش فرض عبارتند از:
-
- نقـدی
- چـک
- پـــرداخت – سنـد بانکی / عـابـر بــانک
- پـــرداخت – حــواله
- اعتبــاری
- تخفیف
- دریافت / پرداخت مالی ساده
چنانچه این گزینه را انتخاب نمایید، دریافت / پرداخت های مالی در ساده ترین حالت و با کمترین جزئیات به کاربر نمایش داده می شود. در غیر اینصورت، دریافت / پرداخت های مالی با جزئیات کامل نمایان خواهد شد.
دریافت / پرداخت مالی ساده بدین صورت است که هنگامی که می خواهید عملیات دریافت انجام دهید فقط سربرگ ها و دکمه های پرداخت و در صورتی که بخواهید عملیات پرداخت انجام دهید فقط و فقط سربرگ ها و عملیات های پرداخت به شما نشان داده می شوند و نمی توانید ترکیبی از دریافت و پرداخت را برای یک عملیات مالی استفاده کنید.
به طور مثال اگر دریافت / پرداخت مالی ساده باشد، نمی توانید یک چک پول از مشتری دریافت کنید و مابقی مبلغ را به وی پول نقد پرداخت کنید و این روند را در نرم افزار ثبت کنید!
دریافت / پرداخت مالی ساده
دریافت / پرداخت مالی پیشرفته
- بررسی صحت عملیات مالی در دریافت / پرداخت – به غیر از فاکتور و کارت خرید
با انتخاب این گزینه صحت دریافت / پرداخت مالی بررسی می شود و می بایست قبل از ورود به دریافت / پرداخت مالی مبلغ مد نظر را وارد نمایید. چنانچه مایل نباشید که قبل از ورود به دریافت / پرداخت مالی مبلغ را وارد نمایید، می توانید این گزینه را غیرفعال نمایید. به دلیل اینکه فاکتورها می توانند با مبلغ صفر هم ثبت شوند، این گزینه برای تمامی قسمت های مالی به غیر از فاکتور و کارت خرید کاربرد دارد.
به طور مثال کاربرد این قسمت این است که شما نمی دانید می خواهید با شخص به چه مبلغی تسویه حساب نمایید، این گزینه را فعال می کنید و وارد دریافت مالی می شوید، چک های دریافتی از شخص را درج می کنید، مجموع چک ها مبلغی می شود که این مبلغ همان مبلغ تسویه حساب شما است. (اگر این گزینه را فعال نکرده باشید، بایستی قبل از ورود به دریافت مالی جمع تمامی چک ها را به دست بیاورید و در مبلغ درج کنید! که کاری سخت و زمان بر است)
- فعال بودن دریافت / پرداخت اعتباری به صورت همزمان – در دریافت / پرداخت مالی پیشرفته
با فعال کردن این گزینه می توانید در دریافت/پرداخت پیشرفته به صورت همزمان هم دریافت و هم پرداخت اعتباری را مشاهده نمایید.
- خطوط چاپ
تنظیمات مربوط به این قسمت قبلا در خطوط چاپگر توضیح داده شده است. راهنمای خطوط چاپگر
- چاپ سربرگ های فاکتور
- چاپ ستون های فاکتور
- چاپ پایین فاکتور
کلیه تنظیمات مربوط به چاپ فاکتور و نحوه تنظیم چاپ فاکتورها و گزارشات قبلا در راهنمای چاپ فاکتور و گزارشات توضیح داده شده است. راهنمای چاپ فاکتور و گزارشات
- پیش فرض ها
جهت سهولت کار با سیستم و اینکه یک سری موارد پیش فرض وجود دارند که می توانند سرعت انجام کارها توسط شما را بالا ببرند، بایستی پیش فرض هایی در سیستم تنظیم شود.
- کارپرداز پیش فرض
کارپرداز پیش فرض، از طریق این گزینه انتخاب می شود. (کارپرداز ماموری است که از بین مستخدمین دستگاه ذیربط به این سمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارک کالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می نماید.)
- بخش پیش فرض
بخش پیش فرض، از طریق این گزینه انتخاب می شود. (در واقع در هر جایی از نرم افزار که قصد انتخاب بخش را داشته باشیم، این بخش به صورت خودکار انتخاب شده است)
- انبار پیش فرض
انبار پیش فرض، از طریق این گزینه انتخاب می شود. (در واقع در هر جایی از نرم افزار که قصد انتخاب انبار را داشته باشیم، این انبار به صورت خودکار انتخاب شده است)
- بانک پیش فرض
بانک پیش فرض، از طریق این گزینه انتخاب می شود. (در واقع در هر جایی از نرم افزار که قصد انتخاب بانک را داشته باشیم، این بانک به صورت خودکار انتخاب شده است)
- بــانـک پیـش فــرض (دستگاه کارت خوان)
بانک پیش فـرض (دستگاه کارت خوان)، از طریق این گزینه انتخاب می شود. (در دریافت/پرداخت های مالی (قسمت دریافت از طریق دستگاه کـــارت خوان)، این بانک به صورت خودکار انتخاب شده است)
- نمایش لیست بانک های کارت خوان در فــاکتـور
با استفاده از این تنظیمات تعیین می نمایید که در هنگام فشردن دکمه کارت خوان در فاکتور، لیست بانک های کارت خوان نمایش داده شود یا خیر.
در صورتی که این گزینه را غیرفعال کرده باشید و بانک پیش فرض دستگاه کارت خوان را انتخاب کرده باشید، دکمه ” کارت خوان “ بر روی فاکتور دیگر لیست بانک های کارت خوان را باز نمی کند و مستقیما اطلاعات را ثبت می کند. (انتخاب این حالت در هنگام تسویه با دستگاه کارت خوان می تواند بر روی سرعت شما تاثیر بسزایی بگذارد)
- سطح قیمت پیش فرض
برای تنظیم سطح قیمت کلیه اشخاصی که در سیستم قرار است تعریف شوند، استفاده می شود. (به عبارتی افرادی که پس از تنظیم سطح قیمت پیش فرض، تعریف شوند، سطح قیمتشان معادل با گزینه انتخاب شده قرار داده می شود)
- شخص پیـش فــرض (کارت خرید)
شخص پیش فرض برای کارت خرید را در این قسمت می توانید تعیین نمایید (اگر شخص پیش فرضی در این قسمت تعیین شده باشد، در هنگام صدور کارت خرید، به صورت پیشنهادی نام شخص در کارت خرید قرار می گیرد و چنانچه کاربر نام وی را حذف ننماید، شخص تعیین شده در این قسمت، شخص کارت می شود)
توجه: صندوق پیش فرض هر کاربر؛ صندوقی است که به کاربر تحویل داده شده است.
اولین دیدگاه را ثبت کنید