راهنمای تنظیمات نرم افزار حسابداری پرنس (قسمت 2)

1. پشتیبان گیری

• پشتیبان گیری

در دانش فناوری اطلاعات، بک آپ گیری یا عمل پشتیبان گیری اشاره به تهیه کپی هایی از اطلاعات دارد. این نسخه های کپی شده معمولا برای بازگرداندن اطلاعات هنگام آسیب دیدن و یا مفقود شدن اطلاعات اصلی به کار می روند.

جهت مشاهده تنظیمات پشتیبان گیری و کاربرد آنها لطفاً به راهنمای پشتیبان گیری مراجعه نمایید.

راهنمای پشتیبان گیری

• تنظیمات ذخیره نمودار گرافیکی :: تحلیل آماری

در نرم افزار حسابداری شما، این امکان وجود دارد که شما می توانید نمودار های گرافیکی تهیه شده را ذخیره کنید، لذا برای ذخیره کردن تصویر همانند تمام جاهای نرم افزار، در تحلیل آماری هم مسیر پیش فرض تعیین شده است که بتوانید تصاویر را در محل مناسبی ذخیره کنید.

برای این منظور کافیست در تنظیمات سیستم نرم افزار وارد سربرگ شماره 14 تحت عنوان پشتیبان گیری شوید، و وارد قسمت ” تنظیمات ذخیره نمودارهای گرافیکی :: تحلیل آماری ” شوید.

پس از تنظیم مسیر می توانید وارد فرم گزارش تحلیل آماری شده و پس از ترسیم نمودار، با کلیک بر روی دکمه ذخیره، نمدار طراحی شده در مسیر تنظیم شده ذخیره می شود.

با کلیک بر روی دکمه ذخیره، تصویر مر محل پیش فرض ذخیره می شود.

پیشنهاد می شود موارد زیر را مطالعه کنید

• تنظیمات تحلیل آماری
• تحلیل آماری

1. عملیات ورود به نرم افزار

• نمایش لیست سال های مالی هنگام ورود به نرم افزار

هنگام که این گزینه را فعال کرده باشید، اگر بیش از 1 سال مالی در سیستم شما وجود داشته باشد، هنگام ورود به نرم افزار لیست سال های مالی به شما نمایش داده می شود و می توانید انتخاب کنید که قصد ورود به کدام سال مالی را دارید. سال مالی باز همیشه ردیف اول در لیست سال های مالی می باشد و تاریخ پایان ندارد.

اگر که این تنظیمات فعال نباشد، در هنگام ورود به نرم افزار بدون پرسش از کاربر آخرین سال مالی انتخاب می شود.

• نمایش چک های سر رسید …. روز قبل و …. روز بعد (هنگام باز شدن نرم افزار)

در هنگام باز شدن نرم افزار چک های دریافتی و پرداختی پاس نشده که سر رسید آنها چند روز قبل و چند روز بعد است با توجه به تنظیماتی که کاربر تعیین کرده باشد نمایش داده می شود.

• نمایش اقساط سر رسید …. روز قبل و …. روز بعد (هنگام باز شدن نرم افزار)

در صورتی که کاربر ویژگی اقساط را خریداری کرده باشد و فروش اقساطی را استفاده کند، در هنگام ورود به نرم افزار اقساطی که سر رسید آنها چند روز قبل و چند روز بعد است با توجه به تنظیماتی که کاربر تعیین کرده باشد نمایش داده می شود.

• نمایش دکمه ها در هنگام باز شدن نرم افزار

با استفاده از این تنظیمات می توانید، کلیه دکمه های موجود در صفحه اصلی نرم افزار را مخفی نمایید و بدین ترتیب ظاهر نرم افزار را عوض نمایید.

در صورتی که فقط از منو ها استفاده می کنید و دکمه های موجود بر روی صفحه اصلی برای شما کاربردی ندارد، این گزینه را فعال نمایید که دیگر دکمه ها به شما نمایش داده نشوند.

• ” تغییرات جدید ترین ورژن نرم افزار ” در هر بار اجرای برنامه به صورت خودکار نمایش داده شود

با فعال کردن این گزینه؛ آخرین تغییرات اعمال شده بر روی نرم افزار در ورژن جاری؛ در هر بار اجرای نرم افزار نمایش داده می شود. در صورتی که مایل به مشاهده لیست تغییرات آخرین نسخه نرم افزار پس از بروز رسانی نیستید، این امکان را غیرفعال کنید.

توصیه می شود که این گزینه هموار فعال باشد و شما پس از بروز رسانی نرم افزار حتما چک کنید که تغییرات انجام شده در این نسخه نرم افزار چیست.

1. متفرقه

• روش جستجوی اشخاص

این گزینه تعیین می نماید که در کل سیستم جستجوی اشخاص به چه شکل انجام شود:

1. جستجوی یک طرفه – با نوشتن ابتدای نام شخص می توان شخص مد نظر را جستجو کرد.
2. جستجوی دو طرفه – با نوشتن هر قسمتی از نام شخص می توان شخص را یافت.
3. جستجوی دقیق – بایستی نام شخص کامل نوشته شود.

• نمایش کد شخص هنگام جستجو

چنانچه این گزینه در حالت انتخاب قرار داشته باشد، در هنگام جستجوی اشخاص، در کنار نام و نام خانوادگی اشخاص، کد آنها هم نمایش داده می شود. (این تنظیمات برای مجموعه هایی که افرادی با نام های یکسان در سیستم دارند، جهت شناسایی بهتر اشخاص توصیه می گردد)

• سربرگ پیش فرض فرم ها

این مقدار تعیین می نماید که فرم های اطلاعاتی از قبیل (تعریف کالا، تعریف اشخاص، تعریف صندوق و بانک و …) در هنگام باز شدن، ابتدا کدام سربرگشان نمایش داده شود.

فرم ها شامل سربرگ های ذیل هستند:

• • سربرگ ورود اطلاعـات
  • سربرگ جستـجـو

پس از ثبت اطلاعات اولیه، معمولا مجموعه ها کمتر قصد ثبت اطلاعات جدید را دارند و معمولاً مایل هستند بر روی اطلاعات ثبت شده جستجو انجام دهند که با استفاده از این امکان می توانند در وقت صرفه جویی کنند و به صورت مستقیم وارد سربرگ جستجو شوند.

• نمایش جزئیات معاملات شخص، در لیست اشخاص

با فعال کردن این گزینه می توان جزئیات حساب و معاملات اشخاص را در هنگامی که لیست اشخاص باز است، مشاهده نمود. این عملیات زمان بر می باشد، اگر که واقعا به آن احتیاجی ندارید، توصیه می شود که از آن استفاده ننمایید.

• لیست کالاها و اشخاص

با انتخاب وضعیت های مختلف، 3 حالت برای نمایش لیست کالاها و اشخاص به وجود می آید:

1. عدم نمایش لیست کالاها و اشخاص هنگام باز شدن لیست جستجوی مربوطه
2. نمایش لیست کالاها و اشخاص هنگام باز شدن لیست جستجوی مربوطه
3. باقی ماندن بر روی آخرین وضعیت جستجو شده

• صدور کد خودکار در تعریف کالا و شخص

انتخاب این گزینه باعث صدور کد خودکار در تعریف اشخاص و کالا می شود. (اگر این گزینه فعال نباشد، می توانید کدهای اشخاص و کالا را به صورت دستی وارد نمایید، ولی همچنان وارد نکردن دستی آن باعث صدور خودکار کدها می شود)

• نمایش دکمه ارسال به اکسل در سند افتتاحیه

این گزینه امکان ارسال به اکسل را در سند افتتاحیه فعال می نماید.

• درج کالای ابتدای دوره به صورت تک تک (در سند افتتاحیه)

در صورتی که نیاز دارید در سند افتتاحیه، در سربرگ موجودی اولیه کالاها، لیست کالاهای ثبت شده در سیستم به شما نمایش داده شود، این گزینه را غیرفعال نمایید.

• نمایش سند افتتاحیه (در سال های مالی دوم به بعد)

با انتخاب این گزینه می توان سند افتتاحیه را در سال های مالی دوم به بعد هم مشاهده نمود.

• تغییر تاریخ و ساعت هنگام ویرایش

با استفاده این تنظیم می توانید تعیین نمایید که در هنگام ویرایش عملیات های مالی ثبت شده در سیستم، کاربر بتواند تاریخ و ساعت عملیات را ویرایش نماید یا خیر.

• نمایش افراد غیر اعتباری، در تسویه حساب اشخاص

با انتخاب این گزینه، افرادی که اعتباری تعریف نشده اند، در لیست اشخاص نمایش داده می شوند. (ممکن است با انتخاب این گزینه، افرادی که اعتباری نیستند، بدهکار یا بستانکار شوند. پیشنهاد میشود که همواره این گزینه در حالت عدم انتخاب قرار داشته باشد.)

• نوع محاسبه عملیات های انبار

نحوه محاسبه موجودی کالا (در ترازنامه و صورتحساب سود و زیان) و سود و زیان توسط این گزینه تعیین می شود.

• • FIFO = First In First Out
  • Avg = Average

تغییر نوع محاسبه تاثیر بسزایی در گزارشات ذکر شده دارد. تا زمانی که نمی دانید تاثیرات این گزینه چیست، آن را تغییر ندهید.

• امکان بستن سال مالی با وجود فاکتورهای امانی قطعی نشده

چنانچه این گزینه فعال باشد، در هنگام بستن سال مالی، اگر فاکتورهای امانی قطعی نشده وجود داشته باشد، سیستم عملیات بستن سال مالی را متوقف نمی نماید ولی در غیر اینصورت این عملیات را متوقف خواهد نمود و به کاربر لیست فاکتورهای امانی قطعی نشده را نمایش می دهد.

• دکمه پیش فرض تاییدیه ها

این گزینه تعیین می نماید که در تاییدیه هایی که نرم افزار صادر می نماید، پیش فرض کدام گزینه انتخاب باشد (بلی، خیر، انصراف)

انتخاب گزینه صحیح در این قسمت تاثیر بسزایی در کار با کیبورد در نرم افزار دارد.

• نمایش تاییدیه، هنگام عملیات های مهم (ثبت فاکتور و عملیات مالی)

این گزینه تعیین می نماید که در هنگام ثبت فاکتورها یا عملیات های مالی، تاییدیه ای نمایش داده شود یا خیر. در صورت غیرفعال کردن این گزینه، سئوالی در هنگام ذخیره سازی پرسیده نمی شود و عملیات بدون تاییدیه کاربر ذخیره می گردد. (در فروشگاههای زنجیره ای و فروشگاه هایی که تعداد مراجعین زیاد است این تنظیم می تواند در افزایش سرعت کارکرد با سیستم موثر باشد)

• نمایش بالن در فاکتور فعال باشد

با فعال کردن این گزینه، هنگام ثبت اطلاعات؛ بالن موفقیت آمیز بودن عملیات نمایش داده می شود. جهت افزایش سرعت صدور فاکتور (عدم نمایش بالن) می توانید این گزینه را غیرفعال نمایید.

• سیستم از نوع لمسی است

این گزینه تعیین می نماید که سیستم جاری لمسی است یا خیر. اگر سیستم لمسی باشد، با کلیک بر روی جاهایی از نرم افزار که احتیاج به نوشتن حروف یا عدد است، کیبورد مربوطه بر روی صفحه ظاهر می شود.

• نمایش کالاهای غیـرفعـال در گـزارشـات

این تنظیم مشخص می نماید که کالاهایی که غیرفعال شده اند در گزارشات نمایش داده شوند یا خیر.

• چاپ فاکتورها

با استفاده از این گزینه تعیین می نمایید که در چاپ و پیش نمایش گزارشات، محتوی ستون هایی که از محدوده خود بزرگتر هستند، در چند ردیف نمایش داده شوند یا خیر.

• نمایش ردیف اصلی عملیات مالی، در هنگام نمایش گزارش تفصیلی اشخاص با وضعیت نمایش جزئیات فاکتور

اگر این گزینه تیک داشته باشد، در هنگام نمایش گزارش تفصیلی اشخاص که درخواست نمایش جزئیات فاکتور داده شده باشد، علاوه بر جزئیات فاکتور، مبلغ کلی فاکتور را هم در ردیفی مجزا در بالای جزئیات فاکتور به عنوان ردیفی مجزا نمایش می دهد.

برای مشاهده ویدئو آموزشی گزارش فاکتورهای خرید و فروش کلیک کنید.

• بررسی اتصال به اینترنت در تایمر – ممکن است این عملیات با توجه به وضعیت اینترنت شما زمان بر باشد

با فعال کردن این گزینه در یک تایمر به مدت هر دقیقه ارتباط سیستم با اینترنت چک خواهد شد.

ترجیحا این گزینه را فعال نکنید، در صورتی که این گزینه فعال باشد و به اینترنت متصل نباشید، نرم افزار شما هر از چند دقیقه یکبار به مدت چند ثانیه متوقف خواهد شد.

فرمت صحیح تاریخ در سیستم به صورت yyyy/MM/dd می باشد که اگر این فرمت بر روی سیستم شما صحیح نباشد، با کلیک بر روی این دکمه می توانید فرمت تاریخ سیستم را به حالتی که متناسب با نرم افزار شماست تغییر دهید.

در صورتی که فرمت تاریخ شما همچنان مشکل دارد؛ با استفاده از راهنمای زیر وارد تنظیمات Regional and language شوید و تنظیمات مربوطه را انجام دهید.

اندازه صفحات و جداول اطلاعاتی در تمامی صفحات نرم افزار پس از تغییرات کاربران ذخیره می شود و همواره با ابعاد تغییر کرده نمایش داده می شوند، در صورتی که مایل باشید کلیه اندازه صفحات و جداول به حالت اولیه بازگردند، بایستی بر روی این دکمه کلیک کنید و سپس پیغام ذیل را تایید نمایید.

جهت تنظیم مشخصات شخص اول سیستم (موسسه) می توانید وارد این قسمت شوید.

با کلیک بر روی این دکمه، صفحه ذیل باز خواهد شد که از این طریق می توانید مشخصات موسسه خود را تنظیم نمایید. (نام و مشخصات ثبت شده در این قسمت در عناوین تمامی چاپ های مجموعه نمایش داده می شود)

معمولا برخی افراد از نرم افزار خود مدتی به صورتی آزمایشی استفاده می کنند و سپس اقدام به درج اطلاعات اصلی خود در نرم افزار می کنند. این دسته افراد زمانی که بخواهند پس از مدت زمانی کلیه اطلاعات نرم افزار خود را خالی و مجددا نسبت به ثبت اطلاعات اقدام کنند بایستی از صفحه ذیل این کار را انجام دهند.

کاربر می تواند تعیین کند که اشخاص، کالاها، کارت های خرید از سیستم حذف شوند یا خیر؟

در صورت تمایل به پاک کردن اطلاعات کالا ها، اشخاص و کارت های خرید علاوه بر علاوه بر عملیات های مالی، بایستی از قسمت ” انتخاب شرایط خالی کردن بانک اطلاعاتی “ گزینه های مورد نظر خود را انتخاب کنید.

نکات مهم:

• در هر شرایط با اجرای این عملیات کلیه “فــاکتــورها و عملیــات های مالی” پاک خواهند شد
• برای انجام این عملیات بایستی حتما با کاربر مدیر به سیستم وارد شده باشید
• در صورتی که چند سال مالی داشته باشید، اطلاعات تمام سال های مالی پاک خواهد شد.
• پس از اجرای این عملیات کلیه تنظیمات سیستم شما به تنظیمات اولیه باز خواهند گشت.

در صورتی که سال مالی را ایجاد کرده باشید و عملیات های مالی نیز در سیستم درج نموده باشید و بخواهید تاریخ شروع سال مالی را تغییر دهید بایستی به این قسمت مراجعه و در صفحه ذیل تاریخ مد نظر خود که می بایست از تاریخ امروز بزرگتر باشد را درج و بر روی ” اجرای عملیات “ کلیک کنید.

توجه: فقط تاریخ شروع سال مالی اول را در این قسمت می توانید تغییر دهید، آنهم در صورتی که سال مالی اول همچنان باز باشد.