راهنمای تنظیمات نرم افزار حسابداری پرنس (قسمت3)
- یادآور / کارت خوان
- یادآور
در این قسمت می توانیم تعیین نماییم در یادآور نرم افزار چه مواردی نمایش داده شود.
یادآور نرم افزار بر روی صفحه اصلی به شکل ذیل نمایش داده می شود:
- موارد نمایشی در یادآورها
در این قسمت می توانید یکی از حالت های ذیل را انتخاب نمایید:
- چک ها
- رویدادهای تقویم
- دریافت و پرداخت های اعتباری
- همه موارد (چک ها و رویدادهای تقویم و اعتباری ها)
اگر نمایش یادآورها تا N روز آینده را چنانچه تنظیم کرده باشید، تا همان تعداد روز آینده، یادآور بر حسب موارد نمایشی انتخاب شده اطلاعات را به شما نمایش می دهد.
- رویدادهایی که سر رسید آنها گذشته نمایش داده شوند
چنانچه این گزینه انتخاب شده باشد، رویدادهای سر رسید گذشته هم در یادآور صفحه اصلی نرم افزار نمایش داده می شوند.
- تنظیمات فنی جهت ارتباط سخت افزاری با دستگاه کارت خوان بانک ملت
جهت اتصال دستگاه کارت خوان بانک ملت به نرم افزار و ارسال مبلغ بر روی دستگاه و دریافت اطلاعات تراکنش انجام شده به صورت خودکار در نرم افزار بایستی موارد ذیل را فعال و تنظیم کنید.
ارسال مبلغ به دستگاه کارت خوان بانک ملت فعال باشد:
با فعال کردن این گزینه امکان ارسال مبلغ از نرم افزار به دستگاه کارت خوان بانک ملت فراهم خواهد شد. بایستی توجه نمایید، که دستگاه کارت خوان بایستی برای دریافت اطلاعات از PC برنامه ریزی شده باشد.
پورت COM:
شماره پورت کام (COM) جهت اتصال به دستگاه کارت خوان در این قسمت تعیین می شود.
BaudRate:
این مقدار را با توجه به سخت افزار، بایستی از دفترچه راهنما دستگاه کارت خوان مطالعه و در این قسمت ثبت کنید.
توجه: در حال حاضر فقط قابلیت اتصال و ارسال مبلغ به دستگاه کارت خوان بانک ملت بر روی نرم افزار وجود دارد.
پس از انجام کلیه تنظیمات فوق، اگر تنظیمات به درستی انجام شده باشد، می توانید به کارت خوان بانک ملت متصل شوید و مبلغ تراکنش های مالی را از نرم افزار بر روی دستگاه انتقال دهید.
مراحل راه اندازی دستگاه کارت خوان بر روی سیستم مشتری:
- بایستی ابتدا درایور دستگاه X8 بانک ملت را نصب نمایید (دستگاههای X5 احتیاج به نصب درایور ندارند)
- .Net Frame Work 4.0 را نصب نمایید.
- فایل Pos_Pc.Dll را در مسیر
درایو ویندوز\Windows\System32\
کپی کنید.
- بایستی فایل های Dll ذیل در کنار فایل اجرایی نرم افزار وجود داشته باشد.
CrossTalkRight.Dll
CrossTalkMiddle.Dll
مراحل نصب درایور POS – X8 (بانک ملت):
* توجه: بر روی برخی ویندوزها، Driver به صورت خودکار نصب می شود و در برخی ویندوزها باید به صورت دستی نصب شود. (درایور مربوطه فقط قابل نصب بر روی ویندوزهای 32 بیتی است)
پس از اتصال دستگاه کارت خوان به پورت USB و روشن کردن دستگاه؛ چنانچه Device Manager را مشاهده نمایید، یک دستگاه ناشناخته با عنوان Gadget Serial مشاهده می نمایید.
اگر ویندوز شما به صورت خودکار Driver را نصب کند که دستگاه آماده استفاده می باشد. در غیر اینصورت بایستی با استفاده از Driver ارائه شده، دستگاه را نصب نمایید. تا مانند تصویر ذیل دستگاه آماده استفاده باشد.
* بایستی Com Port نصب شده در این قسمت را در تنظیمات نرم افزار، جهت اتصال به دستگاه کارت خوان درج نمایید. (در اینجا دستگاه بر روی COM14 نصب شده است)
* توجه نمایید که در ویندوز های 64 بیتی امکان استفاده از دستگاه کارت خوان وجود ندارد. (زیرا Driver نصب نمی شود)
* دستگاههای POS – X5 احتیاج به نصب درایور ندارند.
- حقوق و دستمزد
برای این که بخواهید تنظیمات حقوق و دستمزد را تغییر دهید می بایست وارد تنظیمات سیستم شده و در سربرگ فاکتور و مالی تحت عنوان حقوق و دستمزد شوید.
سر فصل تنظیمات حقوق و دستمزد دارای چندین قسمت است که در زیر به توضیح تک تک آنها می پردازیم.
- ساعت موظفی کار ماهیانه (حقوق و دستمزد)
برای کارمندانی که ساعت کاری مشخصی در طول یک ماه کاری دارند این عدد به صورت پیش فرض تنظیم می شود، که اگر مجموعه شما دارای ساعات کاری متفاوتی است، این مقدار را وارد کنید.
این تنظیم در قسمت ساعت موظفی ماه در فرم تعریف عامل های حقوقی قرار می گیرد. به تصویر زیر دقت کنید.
- ساعت موظفی کار روزانــه (حقوق و دستمزد)
برای کارمندانی که ساعت کاری مشخصی در طول یک روز کاری دارند این عدد به صورت پیش فرض تنظیم می شود، که اگر مجموعه شما دارای ساعات کاری متفاوتی است، این مقدار را وارد کنید.
این تنظیم در قسمت دستمزد روزانه در تعریف عامل های حقوقی قرار می گیرد، به عنوان مثال اگر دستمزد روزانه هر فرد 500,000 باشد و این تنظیم 8 ساعت تنظیم شده باشد، در نتیجه، برای ایشان هر 8 ساعت یک روز محسوب می شود و مبلغ 62,500 به ازای هر روز به ایشان پرداخت می شود.
- درج سر رسید حقوق در تقویم
اگر این گزینه فعال باشد، پس از این که در تعریف عامل حقوقی برای یک فرد کارمند عاملی را تعریف کردید که به طور مثال در روز های بیست هر ماه به ایشان حقوق پرداخت کنید، در صفحه تقویم نرم افزار در روز های بیست هر ماه، برای ایشان سررسید پرداخت حقوق ثبت می شود.
- نوع کاغذ (چاپ فیش حقوقی)
در این قسمت شما می توانید اندازه قطع برگه چاپ فیش حقوقی را تنظیم کنید که در زمان چاپ فیش تنظیم شده باشد، این قسمت دارای دو گزینه کاغذ A4 و A5 است.
نمونه چاپ شده فیش حقوقی در قطع A4
نمونه چاپ شده فیش حقوقی در قطع A5
پیشنهاد می شود موارد زیر را مطالعه کنید
- تعریف اشخاص
- تعریف عامل های حقوقی کارمندان
- گزارش عامل های حقوقی کارمندان
- پرداخت حقوق کارمندان
- گزارش پرداخت حقوق کارمندان
- صفحه تقویم
- حواله – رسید انبار / بارکد
- تنظیمات حواله / رسید انبار
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در فاکتور و حواله / رسید انبار مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
راهنمای حواله / رسید انبار
- تنظیمات بارکد
برای این که بخواهید تنظیمات بارکد را تغییر دهید می بایست وارد تنظیمات سیستم شده و در سربرگ شماره 19 تحت عنوان حواله – رسید انبار / بارکد شوید.
سرفصل تنظیمات بارکد دارای چندین قسمت است که در زیر به توضیح تک تک آنها می پردازیم.
- فونت نوشته های بارکد
در این قسمت می توانید فونت چاپ بارکد را انتخاب کنید، به عنوان مثال اگر ما این گزینه را Tahoma انتخاب کرده و تائید کنیم، با ورود به فرم تنظیمات بارکد، فونت متن ها، Tahoma انتخاب شده است. به تصویر زیر توجه کنید.
- پرینتر چاپ
با انتخاب این گزینه، در فرم چاپ بارکد، با کلیک بر روی دکمه چاپ بارکد، پرینتر پیش فرض چاپ بارکد را در این قسمتمی توانید مشاهده کنید.
- بازگشت تنظیمات چاپ بارکدها به حالت اولیه
با کلیک بر روی این دکمه تنظیمات بارکد تعریف شده در سیستم به حالت پیش فرض نرم افزار تبدیل می شود، شما می توانید با ورود به فرم تنظیمات چاپ بارکد، تعداد 6 تنظیم پیش فرض را مشاهده کنید.
برای این که بخواهید این لیست را مشاهده کنید باید در فرم تنظیمات چاپ بارکد بار روی دکمه جستجو کلیک کنید.
پیشنهاد می شود موارد زیر را مطالعه کنید
- تعریف کالا
- بارکد های کالا
- چاپ بارکد کالا
- تنظیمات بارکد کالا
- تنظیمات سیستم
- تنظیمات بارکد وزنی
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در فاکتور و بارکد مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
راهنمای بارکد
- پیامک
جهت مشاهده تنظیمات پیامک و کاربرد آنها لطفاً به راهنمای پیامک مراجعه نمایید.
راهنمای پیامک
- پورت سریال ترازو
جهت برقراری ارتباط ترازو با نرم افزار می بایست مطابق با دفترچه ترازو و موارد ذکر شده، تنظیمات را در نرم افزار انجام دهید.
این نرم افزار قابلیت برقراری ارتباط با ترازوهای ذیل را دارد:
- پند
- کارین
- محک
- AND
- صدور فایل / کالا
- صدور فایل
برای این که بخواهید فایل های تولید شده در ارسال به اکسل را مدیریت کنید می بایست وارد تنظیمات سیستم شده و در تنظیمات عمومی شماره 9 تحت عنوان صدور فایل / کـالا شوید.
سرفصل صدور فایل دارای چندین قسمت است که در زیر به توضیح تک تک آنها می پردازیم.
- نوع خروجی اکسل
این گزینه به کاربر این امکان را می دهد که خروجی اکسل را مشاهده یا ذخیره کند. با انتخاب پیش نمایش، خروجی اکسل پس از ایجاد، نمایش داده می شود و با انتخاب ذخیره، خروجی اکسل پس از ایجاد، در مسیر تعیین شده توسط کاربر ذخیره می شود.
به صورت پیش فرض نوع خروجی اکسل بر روی پیش نمایش قرار دارد.
- مسیر ذخیره فایل های اکسل
مسیر ذخیره فایل های اکسل بر روی سیستم کاربر در این قسمت تعیین می شود. (چنــانچه مسیری جهت ذخیــره فایل های اکسل تعیین نکرده باشید، فــایل های اکسل در پوشه ExcelFiles در مسیر نصب نرم افزار ذخیره می شوند)
به صورت پیش فرض این قسمت خالی است، یعنی خروجی فایل های تولید شده در پوشه ExcelFiles در مسیر نصب برنامه ذخیره می شوند.
- انتخاب مسیر
با کلیک بر روی این دکمه می توانید مسیر ذخیره شدن فایل های اکسل را انتخاب کنید.
- پاک کردن مسیر ذخیره فایل اکسل
با کلیک بر روی این دکمه اگر مسیری را قبلاً انتخاب کرده باشید، مسیر انتخاب شده حذف شده و از این پس، فایل ها در مسیر پیش فرض برنامه ذخیره خواهند شد.
- تهیه خروجی رنگی اکسل
خروجی های اکسل به 2 صورت رنگی و سیاه و سفید نمایش داده می شوند؛ این گزینه به کاربر امکان می دهد که نوع رنگ دلخواه خود در خروجی های اکسل را تعیین نماید. چنانچه سیستم تان از نظر سخت افزاری ضعیف می باشد، به دلیل زمان بر بودن تهیه خروجی رنگی اکسل، توصیه می شود که این گزینه را در حالت خاموش قرار دهید.
در زیر نمونه هایی از خروجی اکسل نمایش داده خواهد شد
نمونه خروجی اکسل سیاه و سفید ؛ گزارش کلیه دریافت ها و پرداخت ها
نمونه خروجی اکسل رنگی ؛ گزارش کلیه دریافت ها و پرداخت ها
نمونه خروجی گزارش تففصیلی اشخاص
نمونه خروجی گزارش تفصیلی صندوق
نکات مهم:
- در فرم هایی که جدولی هستندو ستون انتخاب یا عدم انتخاب در یک سطر را دارند، اگر ردیفی انتخاب شود و پس از آن بر روی دکمه ارسال به اکسل کلیک شود، فقط ردیف هایی به اکسل ارسال خواهند شد که انتخاب شده اند.
- انتخاب هیچ کدام از ردیف ها و یا انتخاب همه ردیف ها همان ارسال همه ردیف ها به اکسل می باشد.
- برای ارسال اطلاعات گزارشات به اکسل حتماً باید نرم افزار اکسل بر روی سیستم شما نصب باشد.
- توجه داشته باشید که خروجی رنگی بر اساس زیاد بودن تعداد ردیف ها زمانبر خواهد بود، لذا اگر تعداد ردیف ها زیاد است، بهتر است که خروجی اکسل شما رنگی نباشد، البته این همه به سرعت سیستم هم بستگی دارد.
- کالا
جهت مشاهده تنظیمات و کاربرد آنها لطفاً به قسمت های مربوطه به هر تنظیم در تعریف کالا مراجعه نمایید. (کلیه این تنظیمات به فراخور نیاز در قسمت های مربوط به خود توضیح داده شده اند)
راهنمای تعریف کالا
- نمایشگر دوم
يکي از ويژگي هاي منحصر به فرد نرم افزار اعطاي اختيار به کاربر در جهت کنترل کامل بر نمايشگر دوم است. امروزه در اکثر مجموعه ها از نمايشگر دوم جهت ارتباط بهتر با مشتري استفاده مي شود. نرم افزار به شما اين قدرت را مي دهد که هر تغييري که مايل بوديد را بر روي اين نمايشگر و نحوه نمایش اطلاعات در آن اعمال کنید.
- نمايش تصوير کالا در نمايشگر دوم
تعيين مي کنيد که آيا تصوير کالاهایی که در حال افزودن به فاکتور فروش هستند در نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ البته در صورتي تصوير کالاها در نمايشگر دوم نمايش داده مي شود که براي آن کالا، «تصوير کالا – جهت استفاده در مانیتور دوم» را تعيين نموده باشيد. راهنمای تعریف کالا
- نمايش شماره فيش اعلان در نمايشگر دوم
تعيين اين موضوع که در صورت اعلام فاکتور به وسيله نرم افزار، آيا شماره فيش در نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ ضمنا مي توانيد رنگ اين شماره در نمايشگر دوم را نيز تعيين نماييد.
- نمايش جمع مبلغ فاکتور در نمايشگر دوم
تعيين اين موضوع که جمع مبلغ فاکتور در نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ ضمنا مي توانيد رنگ اين عدد در نمايشگر دوم را نيز تعيين نماييد.
- نمايش رديف هاي فاکتور در نمايشگر دوم
اگر اين گزينه انتخاب شده باشد، هم زمان با افزودن، حذف کردن، تغيير تعداد، ثبت توضيحات و يا هر تغيير ديگري در فاکتوري که کاربر در حال ثبت آن است، تغييرات مورد نظر بر روي نمايشگر دوم هم نمايش داده خواهد شد.
- رنگ پس زمينه نمايشگر دوم
با تعيين رنگ مورد نظر، رنگ پس زمينه نمايشگر دوم نيز تغيير خواهد کرد.
- نمايش متن بالاي نمايشگر دوم
شما قادر خواهيد بود دو متن را به عنوان تبليغ يا خوش آمدگويي يا … در بالا و پايين نمايشگر دوم قرار دهيد. با تيک زدن اين گزينه تعيين مي کنيد که متني در بالاي نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ در روبروي اين گزينه مي توانيد متن مورد نظر، سايز فونت دلخواه، و همچنين رنگي که مي خواهيد متن مورد نظرتان با آن رنگ نمايش داده شود را تعيين نماييد.
- نمايش متن پايين نمايشگر دوم
با تيک زدن اين گزينه تعيين مي کنيد که متني در پايين نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ در روبروي اين گزينه مي توانيد متن مورد نظر، سايز فونت دلخواه، و همچنين رنگي که مي خواهيد متن مورد نظرتان با آن رنگ نمايش داده شود را تعيين نماييد.
- نمايش تصوير بالاي نمايشگر دوم
تعيين مي کنيد که آيا تصوير انتخاب شده در بالاي نمايشگر دوم نمايش داده شود يا خير؟ ضمنا با کليک بر روي ” انتخاب تصویر “ پنجره اي باز مي شود که مي توانيد تصوير بالاي نمايشگر دوم را انتخاب نماييد. توجه نماييد که بهتر است ارتفاع تصوير 60 پيکسل باشد. در صورتي که مايل باشيد تصوير انتخاب شده را لغو نماييد، بر روي ” حذف “ کليک نماييد.
- نمايش محافظ صفحه
يکي ديگر از ويژگي هاي منحصر به فرد نرم افزار که اين نرم افزار را ممتاز نموده است، محافظ صفحه (Screen Saver) بسيار قدرتمند و زيباي آن مي باشد که با افکت هايي بسيار زيبا تصوير ها را تعويض مي نمايد. با اين گزينه تعيين مي نماييد که آيا قصد داريد که محافظ صفحه نمايش در نمايشگر دوم فعال باشد يا خير؟
- مدت زمان توقف هر تصوير
به مقدار ثانيه تعيين شده در اين بخش تصوير هاي محافظ صفحه بر روي صفحه نمايشگر دوم مکث مي کنند و پس از طي شدن اين زمان با افکتي زيبا، تصوير بعد نمايش داده مي شود.
- مدت زمان جهت اجراء شدن محافظ صفحه
مدت زماني که اگر کاربر هيچ کاري را انجام ندهد، محافظ صفحه نمايش داده مي شود.
تصاويري از نمايشگر دوم نرم افزار
- نمایشگر مشتری / کالر آیدی
- تنظیمات نمایشگر مشتری
- نمايش مبلغ فاکتور بر روي نمايشگر مشتري
اگر نمايشگر مشتري (Display Customer) به سيستم متصل باشد، و اين گزينه تيک داشته باشد، مبلغ آخرين فاکتور صادر شده بر روي نمايشگر مشتري نمايش داده مي شود. (مبلغ فاکتور در خط دوم نمايشگر مشتري نمايش داده مي شود)
- متن نمايش بر روي نمايشگر
متن دلخواهي است که شما تعيين مي نماييد و در خط اول نمايشگر مشتري نمايش داده مي شود.
- مکان نمايش
مي توانيد جهت چينش متن ها را در نمايشگر مشتري نمايش دهيد. اين قسمت سه حالت وسط چين، راست چين و چپ چين دارد.
- حالت هاي نمايش
مي توانيد يکي از حالت هاي معمولي، چشمک زن و گردشي را در اين قسمت انتخاب نماييد. متن هاي نوشته شده در نمايشگر مشتري به حالت تعيين شده در اين قسمت نمايش داده مي شوند.
- پاک کردن صفحه نمايشگر مشتري
با کليک بر روي اين دکمه متني که در حال حاضر بر روي نمايشگر مشتري نوشته شده است پاک خواهد شد.
- تنظیمات فنی جهت ارتباط سخت افزاری با نمایشگر مشتری
با توجه به نوع دستگاه خریداری شده توسط شما و دفترچه راهنمای دستگاه می بایست اقدام به درج تنظیمات فنی دستگاه کنید تا نرم افزار بتواند از طریق این تنظیمات با نمایشگر مشتری شما ارتباط برقرار کند.
- تنظیمات کالر آیدی
دستگاه های کالر آیدی مانیتور یا مانیتورینگ اطلاعات افراد تماس گیرنده، سخت افزارهایی هستند که با اتصال به کامپیوتر و نرم افزار، قادر هستند شماره تلفن فرد تماس گیرنده را شناسایی کنند.
امروزه تشخیص اطلاعات فرد تماس گیرنده همواره از مباحث روز دنیای تجارت محسوب میشود و ضرورت این امر در راستای ارتقاء کیفیت خدمات به مشتریان، از راهکارهای موثر و مورد توجه مراکز تجاری محسوب می شود.
بهره گیری از این دستگاه ها باعث شده است تا مراکز استفاده کننده از نرم افزارها، خطوط تلفن خود را با استفاده از آن کنترل و مدیریت نمایند. و از طرفی علاوه بر سرعت بهتر در ارائه خدمات به مشتریان، به مدیران این امکان را می دهد تا با تهیه گزارشات دقیق از تماس های دریافت شده از مشتریان، اطلاعات آماری مورد نظر خود را از وضعیت تماس های ایشان بدست آورند.
با توجه به نوع دستگاه کالر آیدی خریداری شده، بایستی تنظیماتی در این قسمت انجام گیرد:
- تعداد خطوط دستگاه کالر آیدی
دستگاه کالرآیدی خریداری شده 2 خط، 4 خط یا … می باشد که در این قسمت تعداد خطوط دستگاه را می بایست انتخاب کنید.
- تعداد ارقام شماره تلفن ثابت
با توجه به نوع مرکز مخابراتی بایستی تعداد ارقام تلفن ثابت را انتخاب کنید تا در هنگام تماس مشتریان، نرم افزار بتواند شماره ها را تفکیک کند.
- مــدیـریـت دستـگاه کـالــر آیـــدی
با فشردن این دکمه صفحه ای مطابق شکل ذیل باز می شود که در آن می توانید اتصال به دستگاه کالر آیدی را تنظیم و تست کنید:
پس از انجام تنظیمات مد نظر، در صفحه فروش نرم افزار خطوط کالر آیدی را مشاهده می نمایید که با هر تماس مشتری در صورتی که شماره تلفن تماس گیرنده برای شخصی در سیستم تعریف شده باشد، نام شخص و در غیر اینصورت شماره تلفن تماس گیرنده را کاربر مشاهده می کند.
اولین دیدگاه را ثبت کنید